Gültig ab 1. August 2011, Version vom 28. Juli 2023
Jede Person hat das Recht auf Einsicht in das Archivgut von SBB Historic nach Ablauf der Schutzfristen (Art. 9, 11 und 12 des Bundesgesetzes über die Archivierung vom 26. Juni 1998, SR 152.1). Das Einsichtsrecht umfasst:
- Die Konsultation der Findmittel und der Unterlagen
- Die Reproduktion, vorbehältlich konservatorischer Einschränkungen
- Die Weiterverwertung der gewonnenen Informationen zu persönlichen / wissenschaftlichen Zwecken. Die gewerbliche Nutzung bedarf einer schriftlichen Bewilligung von SBB Historic; in solchen Fällen kann eine Nutzungsgebühr erhoben werden
Die Schutzfrist beträgt bei Akten 30 Jahre, bei besonders schützenswerten Personendaten 50 Jahre. Bilder sind in der Regel von der Schutzfrist ausgenommen. Die abliefernden Stellen können auch während der Schutzfrist in die von ihnen abgelieferten Unterlagen Einsicht nehmen. Das Archivgut darf nicht verändert werden. Eine Einsichtsnahme während der Schutzfrist kann auch Dritten unter bestimmten Umständen gewährt werden (Art. 13 Archivgesetz).
Die Benutzenden vereinbaren ihren Erstbesuch mit den Archivaren. Sie geben ihre Personalien
sowie den Zweck ihrer Recherche an. Weitere Besuche erfolgen während der Öffnungszeiten oder werden mit den Archivaren vereinbart. Das Archivgut ist an den Leseplätzen zu konsultieren oder zu kopieren. Ausleihen sind nur in begründeten Ausnahmefällen – z.B. Erarbeiten einer Publikation im Interesse der SBB – und aufgrund einer schriftlichen Vereinbarung zulässig. Solche Ausnahmen werden durch die Leitung des Archivs bewilligt.
Massgebend bleibt in allen Belangen das Bundesgesetz über die Archivierung. In Zweifelsfällen orientiert sich das Historische Archiv ausserdem an den entsprechenden Verordnungen des Schweizerischen Bundesarchivs.
Die Grunddienstleistung des Archivs – Ermitteln der Unterlagen, Gewähren der Einsicht – ist unentgeltlich. Weitere Dienstleistungen, v.a. das Kopieren resp. die Reproduktion von Unterlagen sind kostenpflichtig. Die Ansätze bemessen sich analog zur Gebührenverordnung des Bundesarchivs und anderer vergleichbarer Institutionen und leisten einen Kostendeckungsbeitrag an den Betrieb des Archivs.